Kalkulu-orri eta datu-baseen arteko desberdintasuna murriztea
Microsoft Access erabiltzeari uko egiteaz gain, Microsoftek kalkulu-orriaren eta datu-basearen arteko desberdintasuna ulertzen ez duen arrazoietako bat da. Honek jende askok segimendua bezeroaren informazioa, erosketa aginduak eta proiektuaren xehetasunak kalkulu-orri batean egokia dela uste du. Azken emaitza zaila da konfigurazio kontrolak mantentzea, ustekabeko fitxategiak galdu egiten dira eta langileek informazio egokia gainidazten dute. Datu base baten boterearen eta erabileren inguruko ezagutza apur batekin, negozio txikiei errazago ematen zaie kalkulu-orria lanerako nahikoa dela eta datu-basea sortu behar denean.
Garrantzitsua da datu-basea zer den oinarrizko ulermena izatea. Jende gehienak datu-baseetara sartu aurretik, liburutegi publikoan bezalaxe, baina haiek erabiliz, ez du argi uzten nola kalkulu-orriak eta datu-baseak desberdinak diren. Datu-baseen inguruko zenbait minutu pasatzerakoan, konparazioa argiagoa izango da.
Datuen antolaketa
Beharbada kalkulu-orriaren eta datu-base baten arteko diferentzia nabaria da datuen antolamendua. Datuak nahiko lauak badira, kalkulu orri bat ezin hobea da. Mahai laua hobe da zehazteko, galdetu taula edo taulan grafikoki erraz marrazten diren ala ez. Esate baterako, konpainiak urte bakoitzeko hileko irabaziak jarraitzea nahi badu, kalkulu-orria ezin hobea da. Kalkulu-orriek datu mota berdinak kudeatu behar dituzte, gako-puntu gutxi batzuen garapena mapatzeko.
Konparazioan, datu-baseek datu erlazionalen datuak dituzte. Erabiltzailea datuak ateratzeko baliatu behar lirateke kontuan hartu beharreko hainbat puntu. Adibidez, enpresak hileko irabaziak jarraitzea eta lehiakide horiek azken bost urteetan konparatzea nahi badu, datuen arteko erlazioa dago, baina ez da ikuspegi bakarra. Mahai bakarra egitea emaitzak txostena egitea zaila izango litzateke, ezinezkoa bada. Datu-baseak erabiltzaileei txostenak sortzeko eta kontsultak egiteko errazteko diseinatuta daude.
Datuen konplexutasuna
Kalkulu-orri batean edo datu-base batean datuak nola mantendu behar diren konparatzeko modurik errazena datuen konplexutasuna da. Horrek argitzen du nola antolatu behar diren datuak erabiltzaileak oraindik ez baditu ziur.
Kalkulu-orria datu erraza da. Taula edo taula bakarrean erraz gehitu daiteke eta aurkezpen batera gehitu da informazioa bertan behera uzteko beharrik gabe. Oso erraza da zenbait balio zenbakizko zenbakizko balioak jarraitzea. Errenkada eta zutabe batzuk bakarrik behar badira, datuak kalkulu orri batean gordetzen dira.
Datu-baseak datu mota ezberdinak gordetzen ditu datu-baseko beste datuekin harremanak izan ditzaten. Esate baterako, enpresek beren bezeroei datu kopuru handia gordetzen dute, ordena eta salmenten izenak eta helbideak. Erabiltzaile batek mila errenkadak kalkulu orri batean biltzen saiatzen baldin baditu, datuen basean sartu behar lirateke.
Datuak errepikatzea
Datuak eguneratuta egotea besterik ez delako nahitaez esan nahi du datu-basea behar dela. Datu berberak errepikatuko dira? Eta ekitaldiak edo ekintzak jarraituz interesatzen zaizkizun enpresa da?
Datu-puntuak aldatu egiten badira, baina datu mota berdina da eta gertaera bakar bat jarraitzen badu, informazio hori ziurrenik laua izango da. Adibide bat urteko salmenten zenbatekoa da. Denbora aldatu egingo da eta zenbakiak aldatuko dira eta ez dira errepikatuko.
Datuen zati batzuk berdinak izango balira, bezeroaren informazioa bezalakoak, besteak beste aldatzen badituzte, esaterako, ordainketen kopurua eta ordainketen denbora-puntua, odds ekintza jarraitzen ari dira. Hau da, datu-basea erabili behar denean. Ekintzak hauei dagozkien osagai desberdinak izan ditzazkete, eta horiek guztiak jarraitzen saiatzen denak datu base bat behar du.
Datuen helburu nagusia
Kalkulu-orriak ezin hobeak dira gertakari askoren jarraipena egiteko. Aurkezpen bat baino lehen bat edo bi taula edo taulak behar dituzten proiektuetarako, kalkulu orri bat da joan beharreko modurik onena. Taldeak edo enpresek emaitzak kalkulatu eta ehunekoak zehaztu behar badituzte, kalkulu-orriak baliagarriak izango dira.
Datu-baseak proiektu luzeagoak dira, datuak behin eta berriro erabiltzeko. Oharrak eta iruzkinak behar badira, datuak datu-basera eramango dira. Kalkulu-orriak ez ziren xehetasunak jarraitzeko diseinatuta, gako zenbaki gutxi batzuk besterik ez.
Erabiltzaile kopurua
Erabiltzaile kopurua erabakigarria izan daiteke kalkulu-orri edo datu-basea erabiltzea. Proiektu batek erabiltzaile kopuru handi batek datuak eguneratu eta aldaketak egin ditzake, kalkulu orri batean ez da egin behar. Konplexutasun-kontrol egokia kontrol-laukia kalkulu-orri batekin mantentzeko zailagoa da. Erabiltzaile batzuek datuak eguneratzeko, hiru edo sei artean, gutxi gorabehera, kalkulu-orri bat egokia izan behar da (nahiz eta arauak ezarri berarekin aurretik aurrera egiteko).
Proiektu edo sail osoen parte-hartzaile guztiek aldaketak egin behar badituzte, datu-basea aukera hobea da. Enpresak txikiak badira ere, eta orain, sail bateko bi pertsona bakarrik ditu sailean, kontuan hartu zenbat jende bost urtetan bukatu daitekeela eta galdetu diezula aldaketak egiteko. Sarbide gehiago behar duten erabiltzaileek, litekeena da datu-basea aukera hobea izatea.
Datuen segurtasuna ere kontuan hartu behar da kontuan. Segurtasuna behar duen informazio sentikor askoren bat badago, datu-baseak segurtasun hobea eskaintzen du. Mugimendua egin baino lehen, ziurtatu datu basea sortu aurretik kontuan hartu beharreko segurtasun-arazoei buruz.
Aurrera egiteko prest badago, irakurri gure artikulua Kalkulu-orriak datu-basea bihurtzeko, zure bidaia hasteko.