Audio-konferentziaren deiak arazoak eta nola kudeatu
Audio-konferentzia deiak interesgarria iruditzen zaizu zure enpresa edo gizarte-bilerak egiten dituzten onurak direla uste baduzu. Baina instalazioarekin eta funtzionamendu leunarekin lotutako arazoei buruz pentsatzen duzunean, oso laster konturatzen zara bat edo bateko partaidea nahiko erronka dela. Konferentzia-deia antolatzen ari den bitartean, zure plangintzan sartu behar dituzun arazo ugari daude, akatsak sor ditzakeen arazoak saihesteko.
1. Aurrekariak zarata
Hau da, parte-hartzaile batek bere ahotsean ezarritako zarata edozein, esate baterako aulkiak, atzean hitz egiten duten pertsonak, makineria zarata, paper zaratak eta abar. VoIP erabiltzen duten parte-hartzaileek batez ere telefono mugikorrek dedikatu eta laburra izaten dute. Mikrofonoak antolatzea, VoIP-k gailu erosoagoak dituen mikrofono batekin funtzionatzen duelako. Adibide bat mikrofonoen array sistema da azken ordenagailu eramangarri gehienetan duzu. Batzuek hitzaldietan parte hartzen dute beren esku libreko gailuak erabiliz.
Egoera hori konpontzeko bide bakarra da parte-hartzaileek eragiten duten nahasketa jakitea, konferentzia-deiaren aurretik komunikazioen bidez egiten dena. Adibidez, antolatzaile gisa, saioaren aurretik konferentzia-deirako protokoloetan mezu elektroniko bat zirkulatu nahi dezakezu.
2. Echo
Echo atzeko planoaren zarata izan daiteke, baina hori baino teknikoagoa da. Konferentzia-deian parte hartzen duen norbait telefonoan baldintza izan dezake edo echoaren ezeztapena falta duen telefono bat erabil dezake. Irakurri gehiago oihartzuna ekoizteko nola gelditu .
Oihartzuna normalean galdetu ohi da. Berriro ere, konferentzia-dei batean erabilitako telefonoekin eta bestelako ekipoekin arazo teknikoei buruzko kontzientzia egokia da aurretik.
3. Presentzia kudeaketa
Audio konferentzia dei batean, zure zentzumenetako bat erabiliko duzu: entzumena. Ez duzu ikusiko jendea entzuten ari zaren edo ez. Horrek esan nahi du sarrera bakoitzaren segimendua egiten ez duzula eta konferentzia-deirako irteera ez baduzu, ikusleen presentzia ez duzula jakingo duzu biltzarrean sakonduz.
Arazoa audio-konferentzian orain arte irtenbide bakarra izan da, presentzia-kudeaketa kopuru jakin bat ahalbidetzen duten tresnak garatu arte. UberConference deritzon lehenengo tresna da, non norbaiten hitz egiten duen, Nor da hemen eta nork ez, eta abar. Zenbait tresna horiek azkenaldian laburtu dituzte, batzuk ikonoekin parte hartzen duten ikusizko interfaze interesgarriak dituztenak.
4. Musika eutsi
Pertsonek normalean beren telefonoaren interfazea senideentzat izaten dute, baina inoiz ez da konferentzia deietarako. Musikari bat entzutean atxikitako norbaitek entzuten duen bitartean, konferentzia-dei batean nahigabea izango da. Parte-hartzaile batzuek elkarrizketa egin dezakete beste dei edo ataza batera joateko, konferentzia egiteko giro erritmoa gehituz. Berriro ere, aurretiazko konferentzien etika sentsibilizazio kanpaina baliagarria izango da.
5. Lidergoa
Zenbait kasutan, talde batek ez badu liderrik, kaosa eramango du. Hau gerta liteke konferentzia batean, bereziki gai jakintsuak dakarrena, non ez dago pertsona bat izaten. Liderrak ziurtatu beharra dago guztion denbora luzea dela hitz egiteko eta beharrezkoa den arreta emateko. Gauzak berriro ere lortu ahal izan beharko lukete, gatazka zuzenean edo zuzenean.
6. Materialak eta dokumentuak
Askok hitzaldiak, batez ere negozioetakoak, dokumentu, material eta tresnen erreferentzia egiten dute. Informazio hori zabaltzea ezinezkoa da parte-hartzaile batzuek ilunpean egon behar izatea zenbait puntutan; horrela, desinteresua eragiten du. Horrenbestez, beharrezkoa da beharrezko informazioa eta dokumentuak ezagutzea hitzaldi bakoitzean hasi aurretik behar duen parte hartzera. Beste modu batera hobe da lineako lankidetza tresnak erabiltzea, dokumentuen eta beste material batzuen erreferentziak ez dira pasiboak izango, baina laneko saioan zehar produktibitate aktiboa ere egongo da.
7. Ahots bidezko kalitate eskasa
Ez nago hemen eztarriko minik ez duen ahotsa aipatzen, baizik eta deiak kalitate ahula eskaintzen duen telefono-zerbitzu bat erabiliz. Orain, askotan gertatzen da VoIP zerbitzuarekin, faktore batzuen menpe dagoena , banda zabalera , kodekak , telefonoak eta bestelako gailuak erabiltzen dituena. Zoritxarrez ez dago horrelako ezer egin ahal izango duzuen hitzaldi-arduraduna edo antolatzailea bazara. Ahots kalitate ahula duen parte-hartzailea gauzak ondoen hobetu behar ditu.