Mail merge antzeko dokumentu multzo bat sortzea errazten duen tresna da, baina datu elementu bakarrak eta aldagaiak ditu. Datu-elementu horiek dokumentu batera biltzen dituen datu-basea estekatzen da. Bertan, datu bakun horiek populazio bakarreko eremuak biltzen ditu.
Mail mergeak denbora eta ahalegina aurrezten du dokumentu batean izenak eta helbideak idazteko prozesu automatizatua eginez. Adibidez, Outlook-eko kontaktu talde bati gutun inprimakia lotu ahal izango duzu; gutun honek harremanetarako kontaktu bakoitzaren helbide bat izan dezake eta bat dagokion kontaktuaren izenaren gutuna salatzeko.
Posta Batuaren erabilerak
Mezu elektronikoak batzeko, jende askok mezu baztergarriak pentsatzen ditu. Merkatariek posta elektronikoa modu seguruan erabilita posta elektronikoko kantitate handiak modu azkar eta errazean erabil ditzaten arren, beste hainbat erabilerek harrituko zaituzte eta zure dokumentu batzuk sortzen dituzunean aldatu.
Posta-bateratzea erabil dezakezu edozein inprimatutako dokumentu mota sortzeko, baita dokumentu eta fax elektronikoki banatuak ere. Mezu bateratzea erabiliz sor ditzakezun dokumentu motak ia mugarik gabe daude. Hona hemen adibide batzuk:
- Katalogoak
- Izakinak
- fakturak
- Etiketak
- gutunak
- Eta, jakina, letrak
Smartly erabiltzen denean, posta-bateratzeak zure produktibitatea hobetu dezake. Sortzen dituzun dokumentuen eraginkortasuna areagotuko du. Esate baterako, hartzaileen izenekin dituzten letrak pertsonalizatuz edo hartzaile bakoitzarentzat espezifiko diren beste elementu batzuekin, nahi duzun emaitzarekin eszenatokia ematen duen irudi leundua eta pertsonala aurkezten dizu.
Mail batzeko bataren anatomia
Mezu elektronikoak bi atal nagusitan biltzen ditu: dokumentua eta datu-iturburua , datu-base gisa ere aipatuta. Microsoft Word-ek zure lana errazten du, hala nola Excel eta Outlook bezalako beste Office aplikazio batzuk erabiltzeko. Bulegoko suite osoa baduzu, bere aplikazioetako bat erabiliz datuen iturburua erraza, erosoa eta oso gomendagarria da. Outlook-eko zure kontaktuetan sartu dituzun kontaktuak erabiltzeak, adibidez, beste datu-iturburu batean sartzeko berriro gorde egingo du. Existitzen den Excel kalkulu-orri bat zure datuekin malgutasun handiagoa ematen du datu-iturburuko Word-ek sortutakoa baino.
Word programa bakarrik baduzu, hala ere, posta-bateratze eginbidea erabil dezakezu. Word-ek zure posta batuan erabiltzeko datu-iturburu guztiz pertsonalizagarria sortzeko gaitasuna du.
Posta-batzea konfiguratzea
Mezu bateratzea konplikatu eta konplexuagoa izan daiteke datu-base handietan oinarritzen diren datu-dokumentu astunak zalantzarik gabe. Word-ek, ordea, erabilera arruntetarako posta-batzea konfiguratzen du, zure dokumentua datu-basera estekatzeko prozesuan zehar joaten diren wizariak hornituz. Oro har, 10 urrats baino gutxiagoan prozesua bete dezakezu, akatsak aurkitzeko eta zuzentzeko. Dokumentua eskuz prestatzea baino gutxiagokoa litzateke, eta askoz ere denbora gutxiago eta arazorik gabe.