Gehienek Microsoft Word eta Excel-en egin dezaketen ezagutza ezagutzen dute, baina Microsoft Access-ek egin dezakeen ulermena pixka bat gogorragoa da. Datu-baseak sortzearen ideia eta baliabideak erabiltzea alferrikako baliabideak direla dirudi. Hala ere, enpresa txikientzat, programa honek hainbat abantaila eman ditzake, batez ere hazkundea eta antolaketa kudeatzeko orduan.
Microsoft Accessek modu sendoa ematen dio enpresa txikiei datuak eta proiektuak Excel edo Word baino. Sarbideek denbora gehiago behar dute Microsoft-ek erabiltzen dituzten ohiko erabilerak baino, baina balio erantsi handiena du proiektuak, aurrekontuak eta hazkundea jarraitzeko. Enpresa txiki bat exekutatzeko beharrezkoak diren datuak konparatzeko eta aztertzeko programa bakar batean mantentzen da, beste edozein programa baino txostenak eta grafikoak errazago exekutatzeko. Microsoft-ek txantiloiak eskaintzen ditu ikasteko prozesua errazteko eta erabiltzaileek txantiloiak pertsonaliza ditzakete joan ahala. Microsoft Access-en oinarriak ulertzea negozio txikiei beren eguneroko eragiketak balio osoa ematen laguntzeko.
Kalkulu-orria erabiltzen ari bazara, Excel-eko kalkulu-orria Access datu-basean erraz bihurtzeko erraza da.
Bezeroaren informazioa mantentzea
Datu-basearen bidez bezeroei edo bezero bakoitzari beharrezko informazio guztia jarraitzeko aukera ematen die enpresei, helbideak, eskaera informazioa, fakturak eta ordainketak barne. Datu-basea sarean gordeta dagoenean langile guztiek sar zaitezkeen sarbideari esker, erabiltzaileek egungo egonaldiak ziurtatzen dituzte. Bezeroaren informazioa enpresa txiki guztietan kritikoa delako, datu-basea segurua izan daiteke. Datu-basean inprimakiak gehitzea negozio txikiei laguntzen die datuak langile guztiek modu koherentean sartuta.
Erabiltzaileek programarekin ezagutzen den moduan, osagai gehiago egin daitezke, esate baterako, bezeroaren helbideak mapatzeko. Horrek aukera ematen die langileei helbideak bezero berriei zuzendu edo planak entregatzeko ibilbideetarako. Era berean, negozioak fakturak sortu eta mezu elektronikoak edo posta arruntak bidaltzeko gai izan behar du eta fakturak nola fakturatzen diren eta nola egin dezaketen jarraitzeko. Sarbidearen bezeroaren datuak eguneratzea eta gordetzea kalkulu orri bat edo Word dokumentua baino fidagarriagoa da eta informazio hori kudeatzen laguntzen du.
Finantza datuak jarraitzea
Enpresa askok softwarea erosteko bereziki finantzaketa jarraitzen dute, baina ez da alferrikako enpresa txiki batentzat, lan gehigarria sortzen. Fakturak sortzeko eta jarraipena egiteko gai izan ez arren, enpresa-gastuak eta transakzio guztiak programa berean grabatu ahal izango dira. Microsoft Office Suite osatua duten enpresentzat, Outlook eta Access barne, ordainketa-abisuak Outlook-en datu-basearekin lotu daitezke. Abisua ager dadin, erabiltzaileek beharrezko ordainketak egin ditzakete, sartu sarbide datuak eta, ondoren, gogoraraz dezakezu.
Softwarea sofistikatuagoa erostea beharrezkoa izango da negozioak hazten diren heinean, eta negozio horiek abantaila dute euren datu finantzario guztiak sarbidean gordetzen badituzte. Beste programa askok Access-era esportatutako datuak egokitu ditzakete, denbora igarotzen den informazioa migratzeko.
Marketing eta Salmentak kudeatzea
Sarbide erabilerarik txikiena baina ahaltsuenetakoa Marketina eta salmenta informazioa kontrolatzea da. Datu-basean gordeta dauden bezeroen informazioa badago, mezu elektronikoak, flyerrak, kupoiak eta ohiko posta bidaltzeko erraza da salmentek edo eskaintza berezietan interesa dutenei. Enpresa txikiek jarraipena egin diezaieketen bezeroei marketin kanpaina baten ondoren erantzun zioten.
Bezero berrientzat, kanpaina osoak kokapen bakar batetik sortu eta kontrolatu ahal izango dira. Horrek errazagoa izaten du langileek zer dagoeneko amaitu eta zer egin behar den edo zein jarraitu behar diren.
Produkzioaren jarraipena eta inbentarioa
Bezeroaren jarraipenari dagokionez, inbentarioa, baliabideak eta stocka datuen jarraipena egiteko gai da edozein negoziorako. Sarbideak biltegietan bidalketei buruzko datuak sartzea errazten du eta produktu jakin bat gehiago izateko denbora jakin dezan. Hau bereziki garrantzitsua da produktuen osagaiak osatzea, hala nola, hegazkinaren zatiak edo osagai farmazeutiko aktiboak.
Zerbitzu industriek inbentarioa izaten jarrai dezaten eta informazio hori guztia leku bakarrean edukitzea ahalbidetzen du ordenagailua zein langileei esleitzen zaion edo bulegoko ekipamenduak eguneratu behar diren zehazteko. Ibilgailuak, gailu mugikorrak, serieko zenbakiak, erregistratzeko informazioa, erabiltzaileen erregistroak edo hardware bizitza estandarrak segimendua egiteko, enpresek beren hardwareak errazago jarrai ditzakete.
Hardware haratago, enpresek softwarea jarraitzeko gai izan behar dute. Softwarea bertsioari eta erabiltzaileari softwarea erabiltzeko baimendutako matrikularen eta ordenagailu kopuruaren arabera, ezinbestekoa da negozioak bere konfigurazio eguneratuei buruzko informazioa azkar eta zehaztasunez ateratzea. Windows XP-rako laguntza berriena azkenekoz gogoratzen da zergatik garrantzitsua den software eta sistema eragileek negozio-ordenagailu eta gailuetan dauden jakitea.
Txostenak eta azterketak exekutatzea
Beharbada Access-ren alderdi indartsuena erabiltzaileak datu guztietatik txostenak eta grafikoak sortzeko gaitasuna da. Datu base ezberdinetan gordeta dagoen guztia biltzeko gai da Microsoft Access enpresa txikientzako powerhouse bat. Erabiltzaile batek prezioen aurkako baliabideen kostuak alderatzen dituen txostena azkar sortzen du, datozen merkaturatze kanpainetan zenbat stock dagoen erakusten duen taula bat sortu edo analisi bat egiten du bezeroak ordainketen atzean identifikatzeko. Kontsultaei buruzko ezagutza apur batekin, enpresa txikiek datuak nola ikusten dituzten kontrolatzen dute.
Are garrantzitsuagoa dena, Microsoft Access beste Microsoft produktu batzuetara sar daiteke. Enpresa txikiek txosten bat berrikusi dezakete, begiratu bezeroaren datuak eta sortu Word fakturak. Mezu bateratzea posta-gutun erregularrak sor ditzakezu aldi berean Outlook-eko posta elektronikoa sortzen duen bitartean. Datuak Excelera esportatu daitezke xehetasun gehiagorako, eta bertatik PowerPointera bidaliko dira aurkezpen bat egiteko. Microsoft-en beste produktu guztiekin integratzea, beharbada, negozioaren informazio guztia zentralizatzeko sarbidea erabiltzea da.