Microsoft-en posta-bateratze funtzionalitateak dokumentu bera bidaltzen du hartzaile kopuru handi batekin aldaketa txikiak bidaltzeko. "Merge" terminoa dokumentu bat (gutun bat, adibidez) datu-iturburu dokumentu batekin bateratzen da, adibidez, kalkulu-orri bat.
Word-en posta batuketaren funtzionalitatea Excel-eko datuekin funtzionatzen du. Word-ek bere datu iturriak ere sor ditzakeen bitartean, datuak erabiltzeko aukerak mugatuak dira. Gainera, zure datuak kalkulu orri batean badituzu, ez da zentzurik informazio guztia itzultzeko Word-en datu iturburuetan.
Zure datuak posta elektronikoz bateratzeko prestatzen
Teorian, edozein Excel lan-orri bat Word-en bateratzeko funtzioan erabil dezakezu edozein prestakuntza berezirik gabe. Hala ere, komando-prozesua optimizatzeko zure lan-orria prestatzeko denbora pixka bat gomendatzen da.
Hona hemen jarraibide batzuk: posta-bateratze prozesua leunagoa izan dadin lagunduko du.
Antolatu zure kalkulu-datuak
Bistako adierazpena izateko arriskua, zure datuak ondo antolatu behar dira ilara eta zutabeetan. Etiketa bakoitzeko errenkada bakar bat eta zutabe bakoitza dokumentuan txertatu nahi duzun eremu gisa pentsatzea. (Ikusi Excel datu-sarrera tutoriala freskatze bat behar baduzu).
Sortu goiburuaren errenkada
Sortu goiburuko errenkada bat bidaltzeko erabili nahi duzun orrialdera. Goiburuko errenkada beheko gelaxken datuak identifikatzen dituzten etiketak dituzten errenkada bat da. Excel-ek behin eta berriro esan dezake datuen eta etiketak bereizteari buruz, beraz argi utzi itzazu goiburuen errenkada berezia duten testua, gelaxka-mugak eta itzaldura itzalak erabiliz. Honek Excel-ek zure datuetatik bereizten lagunduko dizu.
Geroago, dokumentuarekin datuak bateratzen ari zarenean, etiketak bat datozen eremuen izenak agertuko dira, beraz, ez dago inolako nahasmena zure dokumentuan sartu dituzun datuak. Gainera, zutabeak etiketatzeko praktika egokia da, erabiltzaileak errore saihesten laguntzen baitu.
Jarri datu guztiak orri bakarrean
Mezu bateratzeko erabili nahi dituzun datuak orri batean egon behar dira. Hainbat orrietan zehar zabalduta badago, orriak konbinatu edo hainbat posta-bateratze egin beharko dituzu. Era berean, ziurtatu orriak argi eta garbi izendatzen dituztela, ikusi gabe erabili nahi duzun orria hautatzeko.
Datu-iturburu bat lotesle bateratzean
Posta-bateratze prozesuaren hurrengo urratsa zure Excel kalkulu-orria prestatzea zure Word dokumentuarekin lotzea da.
- Posta Batuaren bateratzea tresna-barran, egin klik Ireki datuen iturburua botoian.
- Aukeratutako datu iturburuko elkarrizketa-koadroan, joan karpeten bidez zure Excel laneko dokumentua aurkitzen duzun arte. Zure Excel fitxategia aurkitzeko ezin baduzu, ziurtatu "Datu-iturri guztiak" hautatuta dagoen goitibeherako menuan hautatuta dagoen "Fitxategi mota".
- Egin klik bikoitza zure iturburuko Excel iturburu fitxategian, edo hautatu ezazu eta egin klik Ireki botoian.
- Hautatu Taularen elkarrizketa-koadroa, hautatu zure dokumentuan bateratu nahi dituzun datuak dituen Excel orria.
- Ziurtatu "Datuen lehen errenkada zutabe goiburuak" ondoan dagoen kontrol-laukia markatuta dagoela.
- Egin klik Ados botoian .
Orain datu-iturburua dokumentuarekin lotu den tokian, testua idazten eta / edo Word dokumentua editatzen has dezakezu. Ezin duzu, ordea, zure datu-iturburuko aldaketak egin Excel-en; datuen aldaketak egin behar badituzu, Word dokumentu nagusia itxi behar duzu Excel-en datu-iturburua ireki aurretik.
Merge eremuak zure dokumentuan txertatzea erraza da urrats hauek jarraituz:
- Egin klik Mezua batzeko eremuan botoia Mezuen bateratzea tresna barran. Sartu Batu Bateratze eremua elkarrizketa-koadroa agertuko da.
- Nabarmendu zerrendatik txertatu nahi duzun eremua eta sakatu Txertatu .
- Kutxa irekita egongo da, eremu gehiago sartzeko aukera emango dizu. Eremu bat baino gehiagotan sartzen baduzu, Wordek ez du automatikoki espaziatuko zure dokumentuaren eremuen artean. Zuk zeuk egin behar duzu elkarrizketa-koadroa itxi ondoren. Zure dokumentuan gezi bikoitzez inguratutako eremua ikusiko duzu.
- Amaitutakoan, egin klik Itxi botoian.
Helbide-blokeak eta agurrak txertatzea-Erabili arretaz
Microsoft-ek berriki gehitutako posta-bateratze eginbide bat gehitu du, helbide-blokeak eta agurrak bidaltzeko aukera ematen duena. Tresna-barrako dagokion botoian klik egitean, Word-ek eremu batzuk txertatuko ditu aldi berean, aldakuntza komunetan antolatuta.
Txertatze helbidea blokeatzeko botoia ezkerrekoa da; Txertatu saludo-lerroa eskuinean dago.
Gainera, botoiarekin klik egiten duzunean, Word-ek elkarrizketa-koadro bat bistaratzen du. Horrek aukera ematen dizu zeinetan sartu nahi dituzun eremuak, nola antolatu nahi dituzun, zer puntuazio gehitu behar diren eta beste batzuk. Honek soinuak nahikoa badira eta Word-en sortutako datu-iturburua erabiltzen ari bazara, nahasgarria da Excel-eko lan-orria erabiltzen ari bazara.
Gogoan izan zure artikuluaren goiburuko errenkada artikulu honen 1. orrialdean gehitzeari buruzko gomendioa? Beno, eremu bat izendatzen baduzu, Word-ek datu mota bat bezala erabiltzen duen antzeko zerbaitetarako, Word-ek eremu okerrak bat etorraraz ditzake.
Horrek esan nahi du txertatze-helbidea blokeatzen baduzu edo agurreko lerroko botoiak txertatzen badituzu, datuak zuk zeuk baino ordezko beste ordenetan agertuko lirateke, besterik gabe, etiketak ez datoz bat. Zorionez, Microsoft-ek aurreikusitakoa eta Match Fields-eko eginbideetan eraiki zuen, zure eremuak Word blokeetan erabiltzen dituztenak bateratzeko.
Partiduen eremuak modu egokian Maparen eremuen etiketak erabiliz
Eremuak bat etortzeko, jarraitu urrats hauei:
- Egin klik tresna-barrako Lotutako eremuen botoian.
- Partiduen Eremuen elkarrizketa-koadroan, Word-eko eremuko izenak ikusiko dituzu ezkerraldean. Laukiaren eskuinaldean, goitibeherako koadroen zutabea ikusiko duzu. Goitibeherako koadro bakoitzean izena dagokion Helbide-blokean edo Agurreko lerro-blokean dagoen Hitza erabiltzen duen eremua da. Aldaketak egiteko, hautatu izen eremua goitibeherako koadroan.
- Aldaketak egin ondoren, egin klik Ados botoian .
Elkarrizketa-koadroen elkarrizketa-koadroa ere agertu dezakezu Match Eremuak botoia beheko aldean Txertatu Helbideen Blokea edo Agurra Lineako elkarrizketa-koadroak, hauetakoren bat agertzen diren tresna-barrako botoian klik egiten duzunean.
Posta konfiguratzeko dokumentuak ikustea
Aurreikusi eta inprimatutako dokumentuak inprimatu aurretik, formatuari buruzko ohar bat: bat datozen eremuak dokumentu batean txertatzen direnean, Wordek ez du datuen iturburuko datuen formatua baino gehiago.
Iturburu-kalkuluaren formatu berezia aplikatzea
Formatu bereziak aplikatu nahi badituzu, hala nola, etzana, lodia edo azpimarragarria, Word-en egin behar duzu. Dokumentua eremuekin ikusten ari bazara, formatu hori aplikatu nahi duzun eremuan bi aldetako geziak hautatu behar dituzu. Dokumentuan bateratutako datuak bistaratzen ari bazara, aldatu nahi duzun testua besterik ez duzu nabarmendu.
Gogoan izan aldaketak egingo direla bateratutako dokumentu guztietan, ez banako bakarra.
Dokumentuak bateratzen aurreikustea
Zure batutako dokumentuak aurreikusteko, egin klik Baterako bateratze tresna-barrako Ikusi batutako datuak botoian. Botoi honek toggle switch bat bezalakoa da, beraz, eremuetara joateko eta datuak ez badituzu itzuli nahi baduzu, egin klik berriro.
Bikoiztutako dokumentuen bidez nabigatu ditzakezu Mail Merge tresna-barrako nabigazio-botoiak erabiliz. Daude, ezkerretik eskuinera: lehen erregistroa , aurreko erregistroa , joan erregistroa , hurrengo erregistroa , azken erregistroa .
Zure dokumentuak bateratu aurretik, aurreikusi egin behar dituzu denak, edo behar bezainbat egiaztatzen dituzula. Arreta berezia egin diezaioketen datuen inguruko puntuazioa eta tartea.
Amaitu posta-bateratze dokumentua
Zure dokumentuak batzeko prest daudenean, bi aukera dituzu.
Konbinatu inprimagailura
Lehenengoa inprimagailurako bateratzea da. Aukera hau hautatzen baduzu, dokumentuak inprimagailura bidaliko dira inolako aldaketarik gabe. Inprimagailura batzeko Merge inprimagailu tresna-barrako botoian klik eginez.
Dokumentu berri batean sartzea
Dokumentu batzuk edo guztiak pertsonalizatu behar badituzu (nahiz eta jakintsu oharraren eremua ohar pertsonalizatuetan datu ohar bat gehitzeko), edo inprimatu aurretik beste aldaketa batzuk egin, dokumentu berri batera eraman dezakezu; Dokumentu berri bateratzen baduzu, mezuak bateratzeko dokumentu nagusia eta datu iturriak osorik jarraituko dute, baina fusionatutako dokumentuak dituzten bigarren fitxategia izango duzu.
Horretarako, egin klik Merge dokumentu berriko tresna-barrako botoian.
Aukeratzen duzun edozein metodo, elkarrizketa-koadro bat agertuko zaizu Word-ekin hitz egiteko, erregistro guztiak batzeko, egungo erregistroa edo erregistro sorta bat.
Egin klik nahi duzun aukeraren ondoko aukera botoian eta egin klik Ados botoian .
Barruti bat batu nahi baduzu, klikatu Ados aurretik sartu nahi dituzun erregistroen zenbakiaren eta zenbakiaren azken zenbakia jarri beharko duzu.
Dokumentuak inprimatzeko aukeratzen baduzu, elkarrizketa-koadroa agertu ondoren, Inprimatu elkarrizketa koadroa agertuko zaizu. Beste edozein dokumenturen bidez egin dezakezu elkarreragin.