Dos eta Dont-en datuak sartu Excel-en

08ko 01. zenbakia

Excel Datuen sarrera ikuspegi orokorra

7 DOaren eta DOAK Datuen sarrera. © Ted Frantsesa

Tutorial honek oinarrizko DO eta DONen datu batzuk sartzen ditu kalkulu-orriko programetan, adibidez, Excel, Google kalkulu-orriak eta Open Office Calc.

Datuak lehenbailehen sartzen direnean arazoak saihestu ditzakezu geroago eta Excel-en tresnen eta funtzioen erabilera erraztu, adibidez, formulak eta grafikoak.

DOak eta DON'Tak hauek dira:

  1. Zure kalkulu orria planifikatu
  2. Ez utzi korrelazio errenkadak edo zutabeak Lotutako datuak sartzen direnean
  3. Gorde maiz eta gorde bi tokitan
  4. Ez erabili zenbakiak zutabe-goiburu gisa eta ez sartu datuekin
  5. Erabili erreferentzia zelularrak eta izendatutako errenkadak formuletan
  6. Ez utzi errenkadak desblokeatuta dauden gelaxkak
  7. Zure datuak ordenatu

Zure kalkulu orria planifikatu

Excel datuak datuak sartzean, ideia ona da plangintza pixka bat egitea idazten hasi aurretik.

Zer lan-orri erabiliko den jakiteko, datu horien edukiak eta zer datuekin egingo den, lanaren azken diseinua eragin dezake.

Idatzi aurretik plangintza denbora gutxiago aurreztu ahal izango litzateke kalkulu-orria berriro antolatu behar bada, eraginkorragoa eta errazagoa izan dadin lan egiteko.

Puntuak kontuan hartu

Zer da kalkulu-orriaren xedea?

Zenbat datu izango ditu kalkulu-orriak?

Kalkulu-orriaren datuak hasieran mantenduko dira eta zenbat gehituko dira geroago erabilitako lan-fitxen kopurua.

Txartelak behar al dira?

Datu guztiak edo zati bat taula batean edo grafikoetan bistaratu behar badira, informazioaren diseinuan eragin dezake,

Kalkulu-orria inprimatuko da?

Nola antolatzen diren datuak datu guztiak edo batzuk inprimatuta egongo lirateke, erretratu edo paisaiaren diseinua hautatuta egonez gero eta behar diren orri kopurua.

02 de 08

Ez utzi korrelazio errenkadak edo zutabeak erlazionatutako datuak

Ez utzi errenkada edo zutabe mugikorretan. © Ted Frantsesa

Zutabe edo zutabe zuriak datuak datu-barrutietan edo datu-barrutiko zutabeetan utziz oso zaila da Excel-en funtzio batzuk modu egokian erabiltzea, hala nola, grafikoak, pibotako taulak eta zenbait funtzio.

Nahiz datu hutsik dauden zutabeetako gelaxka hutsak, goiko irudian agertzen diren arazoak sor ditzakezu.

Espazio hutsen gabezia ere Excel-ek datu barrutiko datu guztiak hautematea eta hautatzea errazten du, hala nola sailkatzea , iragaztea edo AutoSum erabilerak.

Zutabe edo zutabe zuriak utzi beharrean, erabili mugak edo formatuaren izenburuak eta etiketak lodia edo azpimarra erabiliz datuak hausteko eta irakurketa errazteko.

Idatzi zure datuak zutabe-jakintsua posible denean.

Mantendu erlazionatutako datuak bereizita

Datuak erlazionatuta mantentzen diren bitartean, garrantzitsua da, aldi berean, datu bereizi ezberdinekin erlazionatutako datuak gordetzeko baliagarria izan daiteke.

Zutabe edo errenkada ezberdinen artean, datu-barrutien edo beste datu batzuen artean, kalkulu-orriaren bidez, Excel-ek datuak eta barrutiak edo datu-taulak modu egokian hautemateko eta hautatzeko aukera emango du.

08/03

Gorde maiz

Gorde datuak maiz. © Ted Frantsesa

Maiz zure lana aurrezteko garrantzia ezin da oztopatu - edo sarritan adierazi.

Jakina, web-oinarritutako kalkulu-orri bat erabiltzen ari bazara, hala nola, Google kalkulu orriak edo Excel Online, gorde ez da arazo bat, programa ez baita gordeko aukerarik, baizik eta automatikoki gordetako funtzioarekin.

Ordenagailuetan oinarritutako programetarako, bi edo hiru aldaketa egin ondoren, datuen gehitzea, formateatze-aldaketa egitea edo formula bat sartzea - ​​gorde lan-orria.

Gehiegi badirudi, gutxienez bi edo hiru minutu gorde.

Ordenagailuen eta ordenagailuen softwarearen egonkortasuna hobetu egin da azken urteotan, softwareak kraskatzen jarraitzen badu ere, oraindik ere ez da energia-hutsegitea izaten; beste batzuek, ordea, zure kable elektrikoaren gainetik pasatzen dute eta horma-zulo batetik atera.

Eta gertatzen denean, datu kopuruaren galera, handiak edo txikiak, zure laneko kopuruak bakarrik handitzen du dagoeneko egin duzun bezala.

Excelek auto save feature bat du, normalean oso ondo funtzionatzen du, baina ez da fidagarria izan behar. Zure ohiturak gordetzeko maiztasunarekin lortu ohi da.

Aurrezteko lasterbidea

Aurrezpenak ez du zinta sagua mugitzeko eta ikonoetan klik egiteak ez du zereginik izan behar , teklatuaren lasterbideen konbinazioa erabiliz aurrezteko ohitura eginez:

Ktrl + S

Bi tokietan gorde

Aurrez aurrezteko beste alderdi bat zure datuak bi kokalekuetan gordetzeko garrantzia da.

Bigarren tokia, noski, segurtasun kopia bat da, eta askotan esan izan da "Babeskopiak aseguru bezalakoak dira: bat eta beharbada ez duzu behar izango, ez duzu bat eta seguruenik izango duzu".

Babeskopia hobea jatorrizkoaren kokapen fisiko desberdinetan dago. Azken finean, zer da bi fitxategi baten kopia edukitzea

Web oinarritutako babeskopiak

Berriz ere, segurtasun kopiak egitea ez da ohiko edo denbora asko behar izaten.

Segurtasuna ez bada arazo bat - lan-orria zure DVDaren zerrenda bat da - zure posta elektronikoa kopiatzea e-mail bidez bidaltzea, ziurrenik nahikoa izatea kopia bat zerbitzarian egon dadin.

Segurtasuna arazo bat bada, web bidezko biltegia oraindik ere aukera bat da, nahiz eta horrelako zerbaitetan espezializatutako enpresa bat izan.

Lineako kalkulu-orrien kasuan, ustez, programaren jabeek beren zerbitzarien segurtasuna babesten dute, eta hori guztia erabiltzaile datu guztiak biltzen ditu. Baina segurua izateko, deskargatu fitxategiaren kopia ordenagailura.

04 de 08

Ez erabili zenbakiak zutabe-goiburu gisa eta ez sartu datuekin

Ez erabili zutabe edo errenkaden zenbakiak. © Ted Frantsesa

Zutabeen goialdean eta errenkaden hasierako izenburuak erabili behar dituzu zure datuak identifikatzeko, hala nola askoz errazago ordenatzeko eragiketa gisa, baina ez erabili hala nola, 2012, 2013 eta abar. Egin ezazu.

Goiko irudian erakusten den bezala, zutabeak eta errenkadak zenbakiak besterik ez dira izango kalkuluetan. Zure formulak funtzio hauek ditu:

funtzioaren argumentuaren datu-sorta automatikoki hautatzen duena.

Normalean, funtzio horiek lehenik eta behin kokatzen diren zenbakien zutabeak bilatu eta ezkerrera zenbaki lerro batetara joaten dira, eta zenbakiak besterik ez diren izenburuak hautatutako barrutian sartuko dira.

Errenkaden errenkadak bezala erabil daitezkeen zenbakiak ere datu-serie bat bezala nahastu daitezke taula baten barrutiko zati gisa hautatuta, ardatz-etiketak baino.

Formateatu zenbakiak izenburuko zelulek testu gisa edo testu-etiketak sortu aurretik, apostrofearekin (') - zenbakiaren aurretik', hala nola '2012 eta' 2013. Apostropheak ez du gelaxkan agertzen, baina testuko datuen kopurua aldatzen du.

Jarrai unitateak ataletan

Ez: idatzi moneta, tenperatura, distantzia edo beste unitateak gelaxka bakoitzean zenbaki-datuekin.

Egiten baduzu, aukera ona da Excel edo Google kalkulu-orriak zure datu guztiak testu gisa bistaratuko dituztela.

Horren ordez, jarri unitateak zutabearen goialdeko goiburuetan, zeinak, gertatzen den bezala, atzeko tarteek gutxienez testua izango dute eta ez dute goiko arazoa sortuko.

Testua ezkerrera, zenbakiak eskuinean

Testu bat edo zenbaki datuak izan ditzazun modu azkar bat gelaxken datuen lerrokadura egiaztatzea da. Lehenespenez, testu-datuak ezkerrean lerrokatuta daude Excel-en eta Google kalkulu-orrien eta zenbaki-datuak eskuineko lerroan zelula batean lerrokatzen dira.

Lerrokatze lehenetsia hau erraz aldatzen bada ere, formateatzeak normalean ez du aplikatuko datu eta formula guztiak sartzen diren arte, beraz lerrokatze lehenetsiak arrastoren bat eman dezake lehenbailehen zerbait gaizki dagoelako kalkulu-orrian.

Zentzu eta Moneta Sinboloak

Datu guztiak fitxan sartzeko praktika onak zenbaki arrunta besterik ezingo du eta, ondoren, zelula formateatu behar da zenbakia behar bezala bistaratzeko, hau da, ehunekoak eta moneta-kopuruak.

Excel eta Google kalkulu-orriak, ordea, ehuneko zenbaki batera batera idatzitako ehuneko ikurrak onartu eta biak ere badira moneta-ikur arruntenak (dolarraren ikurra ($) edo british libra-ikurra (£) aintzatesten badituzte, Zenbakien datuekin batera, baina beste moneta-ikurrak, hala nola Hego Afrikako Rand (R) bezalakoak, ziurrenik testu gisa interpretatuko dira.

Arazo posibleak saihesteko, jarraitu aipatutako praktika onenaren eta sartu zenbatekoa eta, ondoren, formatu gelaxkaren moneta , moneta-ikurretan idatzi gabe.

05 de 08

Erabili erreferentzia zelularrak eta izendatutako errenkadak formuletan

Named Ranges eta Cell erreferentziak Formuletan erabiltzea. © Ted Frantsesa

Bi gelaxken erreferentziak eta izendatutako barrutiak formuletan erabil daitezke eta erabili behar dira formula eta luzapena errazago eta errazago egiteko, fitxa osoa, akatsik gabe eta eguneratuta.

Funtzioetan datuak erreferentziatzea

Formulak Excel erabiltzen dira kalkuluak egiteko, hala nola, gehitzea edo kenketa.

Zenbaki errealak formuletan sartzen badira, adibidez:

= 5 + 3

Datuek aldatzen duten bakoitzean, 7 eta 6 artean, formula editatu egin behar da eta zenbakiak aldatu egin dira formula bihurtzeko:

= 7 + 6

Datuak gelaxketan sartzen diren datuak zelulan sartzen badira, gelaxken erreferentziak - edo barrutiaren izenak - formatuan erabil daitezke zenbakiak baino.

Zenbakia 5 A zelulan 1 eta 3 zeluletan sartzen bada, formula bihurtzen da:

= A1 + A2

Datuak eguneratzeko, aldatu gelaxkak A1 eta A2 edukiak, baina formula berdina izaten jarraitzen du - Excelek automatikoki eguneratzen du formula emaitzak.

Denbora eta ahaleginaren aurrezpena areagotu egiten da lan-orriak formula konplexuagoak baditu eta formula anitzek datuak berdinak badituzte, datuek leku bakarrean aldatu behar dute eta erreferentziarako formula guztiak eguneratu egingo dira.

Gelaxken erreferentziak edo izendatutako barrutiak erabiltzeak ere zure lan-orria seguruagoa egiten du, formulak modu seguruan babestea ahalbidetzen duelako eta aukera ematen duten datuak zelulak utziz gero.

Datuak adieraztea

Excel-en eta Google kalkulu-orrien beste ezaugarri bat da zelula-erreferentziak edo sorta-izenak sartzen dituztela formulak formulatzean seinalatuz erabiliz. Horrek gelaxka batean klik eginez erreferentzia formula sartu behar du.

Azpimarratzen den hutsegiteen gelaxkaren erreferentziatzat idazten edo errorearen izena idazterakoan okerrak diren akatsen aukera murrizten du.

Erabili izendatutako aldagaiak datuak hautatzeko

Datu erlazionatutako eremu bat emanez gero, askoz ere errazagoa da datuak ordenatzea edo iragazteko eragiketak egitea.

Datu-area baten tamaina aldatzen bada, izenaren barrutia erraz editatu ahal izango da Name Manager erabiliz .

08ko 6tik

Ez utzi zelulak Formula babestuak edukitzea

Gelaxkak blokeatzea eta laneko formulak babestea. © Ted Frantsesa

Hain zuzen, zelulen erreferentziak zuzenak diren eta formula egokiak lortzeko formula askoren ondoren, jende askok okerreko akatsen edo nahitaezko aldaketak jasan ditzakeen formulak uzteko akatsa egin du.

Laneko gelaxketan datuak gelaxkak jarrita eta formula horietan datuak erreferentziatzerakoan, formulak blokeatuta dauden zelulak eta, beharrezkoa bada, pasahitza babesten dute, seguru mantentzeko.

Aldi berean, datuek dituzten zelulek desblokeatu egin daitezke, aldaketak erraz sartzeko, kalkulu-orria eguneratuta izateko.

Lan-orri edo liburu bat babestea bi urratseko prozesua da:

  1. Ziurtatu gelaxkak blokeatuta egon direla
  2. Aplikatu babes orriaren aukera, eta, nahi izanez gero, gehitu pasahitza

07 de 08

Zure datuak ordenatu

Ordenatu datuak ondoren sartutakoan. © Ted Frantsesa

Idatzi zure datuak amaitu ondoren.

Excel-en edo Google kalkulu-orrien datuak ez datozen datu kopuru txikiekin lan egitea ez da arazo bat izaten, baina datu kopurua handitzen denean zailtasunak eraginkortasunez lan egiten du.

Ordenatutako datuak ulertzeko eta aztertzeko errazagoa da eta funtzio eta tresna batzuk, hala nola VLOOKUP eta SUBTOTALek, ordenatutako datuak behar dituzte emaitza zuzenak itzultzeko.

Era berean, zure datuak ordenatzeko modu desberdinetan lehen begien bistakoak ez diren joerak errazagoak izan daitezke.

Ordenatu beharreko datuak hautatzea

Datuak ordenatu aurretik, Excel-ek ordenatu beharreko bitarteko zehatza behar du, eta, normalean, Excel-ek behar adina informazio datuen eremuak hautatzean datza, betiere sartzen denean,

  1. Ez da errenkada edo zutabe zurian lotutako datuen eremuan utzi;
  2. eta zutabe eta zutabe zuriak erlazionatutako datuen artean geratzen ziren.

Excelek zehaztuko du, nahiko zehatz-mehatz, datu-eremuak eremu-izenak baditu eta erregistro hau erregistroetatik ordenatu egingo da.

Hala eta guztiz ere, Excel ordenatzeko aukera hautatzeko arriskua izan daiteke, batez ere, datu kopuru handiak gogor egiaztatzeko.

Datuak hautatzeko izenak erabiltzea

Egiaztatutako datuak hautatuta egonez gero, azpimarratu biratu aukera ordenatu aurretik.

Barruti berdina behin eta berriz antolatuta badago, hurbilpenik onena ematen diozu.

Izen bat zehazten bada barrutiaren arabera sailkatzeko, idatzi izenaren izena koadroan , edo hautatu lotutako goitibeherako zerrendatik eta Excelek automatikoki nabarmentzen du datu-sorta zuzena lan-orrian.

Ezkutuko errenkadak eta zutabeak eta sailkapena

Ezkutuko errenkadak eta zutabeak ez dira ordenatzean zehar mugitzen, beraz, unitatean egon behar dute ordenatu aurretik.

Esate baterako, 7 errenkada ezkutatuta badago eta ordenatuta dagoen datu multzo baten parte da, errenkada 7 bezala jarraituko du, kokapen egokia kokapenaren arabera mugitu beharrean.

Gauza bera gertatzen da datu zutabeetarako. Errenkaden araberako ordenak datuen zutabeak berrantolatzea dakar, baina B zutabea mota horren aurretik ezkutatuta badago, B eredua izango da eta ez da ordenatuko barrutiaren beste zutabeekin berriz ordenatuko.

08ko 08

Zenbakiak zenbaki gisa dendak izan behar ditu

Alea: Egiaztatu zenbaki guztiak zenbaki gisa gordetzen direla. Emaitzak ez badira espero zenik, zutabeak testu gisa gordetako zenbakiak izan ditzakete eta ez zenbakiak. Adibidez, zenbait kontabilitate sistemetatik inportatutako zenbaki negatiboak edo "(apostrophe) lider batekin sartutako zenbaki bat testu gisa gordetzen dira.

AZ edo ZA botoiarekin datuak azkar ordenatzen dituzunean, gauza gaizki joan daiteke. Datuen zutabe hutsa edo zutabe huts bat badago, datuen zati bat ordenatu ahal izango da, beste datu batzuk baztertu egingo dira. Imajina ezazu nahastea, izenak eta telefono zenbakiak jada ez badira, edo aginduak okerreko bezeroetara joaten badira!

Modu errazena datu-barruti egokia hautatzea da aurretik ordenatzea izendatzeko.

Bigarren hipotesiak eragina du Excel-en zer motatako. Aukeratutako gelaxka bakar bat baduzu, Excelek aukeraketa luzatzen du sorta bat aukeratzeko (Ctrl + Shift + 8 sakatuz bezalakoa) zutabe eta errenkadako zutabe bat edo gehiago mugatuta. Aukeratutako barrutiko lehenengo errenkada aztertzen du, goiburuko informazioa badagoen edo ez zehazteko.

Hemen tresna-barrako tresna batzuekin ordenatzea zaila izan daiteke. Zure goiburua (kontuan hartu behar duzu) jarraibide zorrotz batzuk bete behar ditu Excel-ek goiburu gisa hautemateko. Adibidez, goiburuko errenkadan dagoen gelaxka hutsak badira, Excelek ez du goibururik. Era berean, goiburuaren errenkada formateatuta badago datu-barrutiko beste errenkada batzuen antzekoa bada, agian ez da aitortu. Gainera, zure datuen taula testu osoa da eta zure goiburuen errenkadak testua besterik ez badu, Excelek -beste denbora guztian- goiburuko errenkada aitortu ezean. (Lerroa beste datu-errenkada Excel-era bezala ikusten da).

Barrutiaren ondoren hautatu eta goiburuaren errenkada bat zehazten baduzu, Excel-ek benetako sailkapena egingo du. Nola lortzen duzu emaitzekin pozik dagoen ala ez, Excel-ek aukeren barrutia eta goiburuaren errenkada zehazteko eskubidea izan behar duen ala ez. Adibidez, Excelek ez badu uste goiburuko errenkada bat baduzu eta zuk egiten baduzu, zure goiburua datuen gorputzean ordenatuko da; hau da, oro har, txarra.

Datu-barrutia ongi ezagutzen dela ziurtatzeko, erabili Ctrl + Shift + 8 lasterbidea Excel-ek aukeratzen duen ikusteko; Hau ordenatuko da. Zure itxaropenak ez badituzu, mahaiaren datuen karakterea aldatu edo datu-barrutia hautatu behar duzu Sort elkarrizketa-koadroan erabili aurretik.

Ziurtagiria ongi ezagutzen dela ziurtatzeko, erabili Ktrl + Shift + 8 lasterbidea datu-barrutia hautatzeko, lehenengo errenkadan begiratu. Zure goiburua gelaxka hutsak ditu lehen lerroan hautatutakoen artean edo lehenengo errenkada bigarren errenkada bezala formateatuta badago edo goiburuko errenkada bat baino gehiago hautatuta badago, Excelek ez du goiburu-errenkarik izango. Hori zuzentzeko, egin ezazu aldaketak goiburuen errenkadan Excel-ek behar bezala aitortzeko.

Azkenean, apustu guztiak desaktibatuta egon daitezke zure datu-taulak irteera anitzetako goiburuak erabiltzen baditu. Excelek denbora asko ematen dio aitortzeari. Arazoa osatzen duzu goiburu horretan lerro zuriak sartzea espero duzunean; ezin da automatikoki egin. Hala ere, ordenatu aurretik ordenatu nahi dituzun errenkadak hautatu besterik ez dituzu egin. Beste era batera esanda, zehaztu zer Excel ordenatu nahi duzun; Ez utzi Excel-ek hipotesi egiteko.
Testu gisa gordetako datak eta orduak

Dataren arabera sailkatzeko emaitzak ez badira espero bezala, ordenatzeko tekla duten zutabeetako datuek datuak edo testu gisa gordetako datak edo datak izan ditzakete, zenbakiak baino (datak eta orduak formateatutako zenbaki datuak).

Goiko irudian, A. Peterson-en errekorra zerrendaren behealdean bukatu zen, mailegu-dataren arabera - 2014ko azaroaren 5a, erregistroa A. Wilson-en gainetik jarri behar zen. Azaroaren 5eko mailegu-data dauka.

Ustekabeko emaitzen arrazoia A. Petersonren maileguen data testu gisa gordetzen da, zenbaki gisa baino
Datu nahastuak eta Quick Sorts.

Testu eta zenbakien datuak dituzten erregistro motak modu azkar batean erabiliz elkarrekin nahasten direnean, Excel-ek zenbakia eta testua datuak banatzen ditu bereizita - ordenatutako zerrendaren behealdeko testu datuekin.

Excel-ek zutabeen goiburuak ere sailkapen-emaitzetan izan ditzake, testu datuen errenkada bat bezala interpretatzeko datu-taulen izenak bezala.
Sort Warnings - Sort Dialog Box

Goiko irudian agertzen den bezala, Sort elkarrizketa-koadroa erabiltzen bada, zutabe batean motak ere badaude, Excel-ek mezu bat erakusten du, testu gisa gordetako datuak aurkitu dituela eta aukera ematen dizu:

Zenbaki gisa zenbaki bat dela dirudi
Ordenatu zenbakiak eta zenbakiak testu gisa bereizita gordeta

Lehen aukera aukeratzen baduzu, Excel-ek testu-datuak kokapenaren kokapen egokian kokatzeko saiatuko da.

Aukeratu bigarren aukera eta Excel-ek testu-datuak testu-emaitzaren behealdean dituen erregistroak jarriko ditu, mota bizkorretan bezala.